Suggesties voor een digitaal archief

Het beheer van een papieren muziekarchief is bij veel orkesten min of meer en bijbaan geworden. Niet zo gek ook, zorgvuldigheid kost nu eenmaal tijd!

Daarnaast is papier brandbaar en een “ruimtevreter”. Gelukkig zijn er daarnaast steeds meer uitgevers die geen papieren maar digitale documenten aanleveren.  Alle reden om na te denken over een digitaal documentenarchief. Hieronder geven we een aantal tips bij het aanleggen van zo’n digitaal archief.

  • Begin bij de laatst gekochte stukken en werk terug naar de oudste stukken.
  • Gebruik altijd het PDF-formaat
  • Als u inscant altijd in zwart/wit.
  • Maak, als u een nieuw muziekstuk koopt, altijd eerst een (los-bladige) reserve kopie voor eigen gebruik/behoud. Volgens de copyright-wetgeving mag dit!
    —  Leg zo mogelijk, aan de bovenkant van de glasplaat, een strookje papier met het archiefnummer en naam van het orkest.
  • Leg het (losbladige) resultaat op de (automatische) invoer van de scanner en maak per instrumentgroep een pdf-document aan.
  • Deze documenten kunt u daarna middels MuziTheek eenvoudig “uitdelen” aan uw muzikanten.

Bewaar uw losbladige kopie voor de zekerheid op een verstandige plaats. Natuurlijk kunt u ook direct vanaf de originale gedrukte partijen inscannen.

Krijgt u digitale documenten van een uitgever aangeleverd? Pas de bestandsnaam zonodig aan en gebruik deze dan direct in MuziTheek en zorg voor een opslag van de originele bestanden.

Maak regelmatig een backup van uw digitale documenten en bewaar ze op een veilige plaats. Dit kan ook direct vanuit MuziTheek. Zo nodig kunt u de back-ups van een toegangscode voorzien waardoor zij alleen door bevoegden weer gebruikt kunnen worden.